Seminarraum effizient einrichten

Als erster Gedanke sollte es darauf ankommen, welche Wirkung Sie erzeugen wollen. Je nachdem, ob Sie einen Seminarraum für eine Bildungseinrichtung gestalten wollen oder es um einen Raum für Meetings in Ihrem Unternehmen geht, werden verschiedene Anforderungen an die Einrichtung gestellt. Je nach Unternehmensphilosophie sollte er modern, minimal oder kreativ gestaltet sein. Es gibt noch einige mehr Fragen, die Sie sich stellen sollten, um die Einrichtung zu planen.

• Wie lange sind die Personen in dem Raum? Für mehrere Tage benötigt der Raum Kontinuität, außerdem ist die hochwertige Ausstattung wichtiger, je länger die Personen sich dort aufhalten.
• Gibt es einen weiteren Aufenthaltsraum oder verbringen Gäste Ihre Pause dort? Wird beispielsweise eine Kaffeemaschine und eine Lounge-Ecke benötigt oder verlassen die Gäste den Raum zur Pause?
• Wie viele Leute stehen an dem Podium gleichzeitig oder auch nacheinander? Dementsprechend muss es verstellbar sein oder es müssen mehrere aufgebaut sein.
• Muss der Raum regelmäßig umgebaut werden oder ist das Mobiliar feststehend? Wenn der Raum für verschiedene Zwecke und Veranstaltungen genutzt wird, sollte die Einrichtung flexibel sein.

Wofür wird der Raum genutzt?

In Schulungsräumen finden Schulungen und Seminare statt, wofür meist auch Tische benötigt werden, um aktiv mitzuarbeiten. Bei Meetings oder anderen Speaker Events reichen oftmals Stuhlreihen und eine kleine Bühne. Allerdings wird bei den meisten Präsentationen ein Beamer benötigt oder auch nur ein Flipchart. Für Schulungsräume, die dauerhaft für Bildungszwecke genutzt werden, kommt vielleicht auch eine digitale Tafel infrage.

Werden Firmenevents in dem Raum veranstaltet, wird nicht nur eine hochwertige Ausstattung für die Präsentation selbst benötigt, sondern auch andere Features, wodurch sich die Teilnehmer wohlfühlen. Beispielsweise Stehtische und ein Kaffeevollautomat sind nützliche Gegenstände, um nach dem Seminar oder der Präsentation ein nettes Ambiente zu schaffen. Aber auch hier gibt es Unterschiede in der Qualität. Wenn Sie also Personen aus höheren Einkommensschichten und Bildungsschichten einladen, gehört es sich, Kaffee aus einer Maschine mit exzellentem Mahlwerk anzubieten. In diesem Fall ist es viel Wert, wenn die Teilnehmer sich nach einem anstrengenden Vortrag einen frischen Latte Macchiato aus dem Vollautomaten direkt im Seminarraum ziehen können.

Vorschriften beachten

Das Thema Brandschutz darf natürlich auch nicht unbeachtet bleiben. Die Anforderungen nach DIN 4102 müssen stets erfüllt sein. Der Brandschutz ist natürlich ein komplexes Thema, Sie sollten sich genauestens informieren für die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter und Gäste. Des Weiteren sollten Sie immer die Versammlungsstätten-Verordnung befolgen und auch bei Möbeln gibt es gewisse Normen und Qualitätssiegel, auf die Sie bei der Einrichtung achten sollten.

Akustik beachten

Da Ihre Teilnehmer sich nicht nur wohlfühlen sollen, sondern auch etwas von der Veranstaltung haben sollen, müssen Sie unbedingt auf eine gute Akustik achten. Der Raum kann mit Schalldämpfern ausgestattet werden, die beispielsweise an den Wänden befestigt werden können. Stilvoll sind auch gepolsterte Sitzschalen, die nicht nur bequem sind, sondern für eine angenehme Akustik sorgen. Eine Reihenverbindung für die Stuhlreihen verhindert nervendes Klimpern, wenn Stühle aus Versehen bewegt werden.

Komfortable Einrichtung

Besonders bei den Stühlen müssen Sie die Bequemlichkeit beachten. Wenn die Teilnehmer unbequem sitzen, ist das ein großer Störfaktor für die ganze Veranstaltung. Man sagt, die optimale Sitzhöhe liegt bei 45cm und Sie sollten nicht bei der Polsterung sparen. Sessel sind allerdings auch nicht unbedingt die beste Idee, da können die Zuhörer drin versinken und leicht müde werden.

Das Wort Komfort bedeutet aber auch, dass die Stühle nicht zu schwer und unhandlich sein dürfen. Besonders für den Aufbau und für eventuelle Veränderungen ist das sehr unpraktisch. Die Stapelbarkeit ist ebenfalls ein wichtiger Faktor für die Mehrzwecknutzung des Raumes oder auch für den Reinigungsdienst.

Die technische Ausstattung

Welche Modelle Sie als digitale Tafel oder Beamer nutzen, sollte ganz auf Ihre Anforderungen angepasst sein. Das Gerät sollte vor allem auch genutzt werden und nicht nur schick aussehen, also achten Sie besonders auf einfache Bedienbarkeit und den Nutzen für Ihre Art von Präsentation. Sie sollten den Preis prüfen und dann abwägen mit dem Nutzen, den er Ihnen und den Teilnehmern bringt. Auch die Frage, welcher ist der beste Kaffeevollautomat für solch einen Seminarraum, stellt sich häufig. Je nach Projekt sollte der Kaffeevollautomat einfach zu bedienen sein und ohne großen Aufwand zu reinigen sein.

Wählen Sie die technischen Geräte für Ihren Raum der Bildung sorgfältig und so, dass Sie die Einrichtung nicht ständig bearbeiten müssen, sondern alle Bestandteile langlebig sind. Sowohl bei der technischen Ausstattung als auch bei dem Mobiliar sollten Sie darauf achten, dass es Ersatzteile oder eine Garantie gibt. Sonst stehen Sie bei defekten Büromöbeln nach ein paar Jahren da und müssen gleich alles von einem neuen Hersteller bestellen.

In gewisser Weise gehört auch die Beleuchtung zur technischen Ausstattung. Diese sollte nämlich sehr flexibel sein. Tageslicht ist zwar stets am angenehmsten, allerdings sollte das Zimmer stets gut ausgeleuchtet sein. Je nach Anlass müssen die Teilnehmer die Möglichkeit haben, mitzuschreiben oder auch eher zuhören und stattdessen sollte ein Spotlight auf den Speaker scheinen.

Alle Informationen zu dem Kurs oder dem Event sollten also miteinander kombiniert werden, um den Seminarraum so einzurichten, dass er für die Benutzer optimal ist. Eine professionelle Reinigung sollten Sie ebenfalls bei einem Reinigungsdienstleister anfragen, damit der Schulungsraum stets sauber und ordentlich ist. 

Bildquelle: Pixabayuser Serdar_A